司，驻长崎的使节同时向这两个部门发布了密信，然后因为深感事关重大，这两个部门也同时将这个消息上传到了丞相的案头。
于是得到了这个消息之后，大汉丞相、雍国公王兆靖当即就让秘书们发文通知商业部和外务司两个部门的直属官员，在第二天下午觐见他，以便探讨对策。
这种会议是临时加派的，按规定是不能够耽误其他的事，只能在原本的工作时间之外再抽出时间来处理。商业部和外务司都是事务繁多的衙门，所以这两个部门的首脑——商相周学智和外务司司长孔璋都暗自叫苦，但是丞相亲召又有谁敢不来？所以他们接到了通知以后也只好推掉了所有的日程，在当天的下午来到了紫禁城武英殿当中觐见丞相。
好在丞相处理国家事务的速度一向很快，他们也没有等上多久，丞相就带着几位秘书和书记官来到了武英殿的偏殿当中。
秉持着一贯的务实作风，稍微见礼之后，丞相就直接坐了下来，然后直奔主题。“荷兰人的事情我现在还没有上报给皇上，不过这是大事，今天必须要报了，所以今天我们要商量出个建议来，附在奏章上一并交给陛下。”